7 etapas clave en el proceso de reclutamiento

Toda empresa de forma regular se enfrenta al reto de contratar personal. Incluso con un clima psicológico favorable en el equipo, no se pueden evitar las causas naturales de rotación de personal. Los empleados pueden cambiar de trabajo por condiciones de salud, por mudanza o por otras circunstancias familiares.

El proceso de selección de personal en una empresa es un procedimiento largo y complejo, durante el cual es necesario tener en cuenta tanto las necesidades corporativas como el perfil del puesto deseado, las características del equipo ya formado, y muchos otros factores.

La finalización exitosa del proceso de selección depende de la precisión a la hora de pasar por cada una de las fases del embudo. Incluso la preparación preliminar del proceso de contratación juega un papel no menos importante que el resultado final para el desarrollo del reclutamiento y de la empresa en general.

Echemos un vistazo más de cerca a cada una de las etapas y elementos necesarios en un proceso de selección de personal.

La importancia del proceso de selección en una empresa
Más en detalle sobre las etapas de reclutamiento
Identificación y análisis de la necesidad en el proceso de contratación
Determinación del perfil del candidato
Reclutamiento de personal antes del proceso de selección
Recibimiento de solicitudes de candidatos en el proceso de selección
Preselección de candidatos
Selección directa de personal
Decidir sobre la etapa final del proceso de selección
¿Cómo gestionar eficazmente el proceso de reclutamiento?

 La importancia del proceso de selección en una empresa

La noción de que durante el proceso de selección de personal solo se requiere un máximo esfuerzo solamente por parte de los candidatos es un mito desde hace mucho tiempo. 

Los representantes de la empresa, en particular, el gerente, el DRH y los reclutadores, deben comprender que de sus acciones depende no solo el cierre exitoso de una vacante actual, sino también la marca del empleador en su conjunto. Según la investigación de LinkedIn, el 75 % de los solicitantes de empleo buscan información sobre una empresa y quieren saber más sobre ella antes de postularse. Descubra en qué se diferencia su empresa de las demás e indíquelo en todas las comunicaciones.

Según TalentLyft, el 97 % de los candidatos que tuvieron una buena experiencia en el proceso de contratación recomendarán la empresa a otros. La mitad de ellos también escribirá elogios en las redes sociales. Después de todo, atraer y retener a los mejores talentos disponibles en la actualidad es, sin exagerar, el futuro de los negocios.

Al mismo tiempo, el cierre insatisfactorio de al menos una vacante puede generar una pérdida de tiempo y dinero para la empresa. Según un estudio del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, el costo de un error en la contratación es del 30% del salario anual de un empleado. Además, se puede reducir la productividad o motivación laboral en el equipo, y se puede crear un ambiente de trabajo incómodo.

El sistema de selección de personal debe garantizar que el nuevo empleado se adapte a la organización en términos hard&soft skills, y que la nueva empresa se adapte a él. Solo la inclusión mutua tendrá valor para la cooperación.

Al mismo tiempo, en ningún caso se puede permitir un “sesgo”: la experiencia, el talento, las habilidades según el puesto, son tan importantes como la inteligencia emocional, la personalidad, la actitud, la adaptabilidad o las habilidades sociales.

Por supuesto, todo reclutador o gerente puede cometer un error al cerrar una vacante. Aquí le daremos un ejemplo de los 7 errores más comunes que, de una forma u otra, anularán la efectividad incluso de un algoritmo del proceso de selección de personal ideal. Éstos son:

• falta de una descripción precisa y honesta en una vacante;
• utilizar solo un método de reclutamiento (por ejemplo, solo externo o solo interno);
• ignorar la llamada técnica y las hard skills que debe tener el candidato;
• rechazar a postulantes “sobrecualificados” (overqualified);
• retrasar el proceso de contratación por esperar al candidato ideal o al revés, contratar con demasiada prisa;
• centrarse únicamente en las recomendaciones o al revés, ignorarlas por completo;
• aprovechar la experiencia laboral previa de un especialista y no crear las condiciones adecuadas para su crecimiento.

Más en detalle sobre las etapas de reclutamiento y selección de personal

Ya hemos comentado que el algoritmo del proceso de selección de personal incluye siete
pasos por los cuales la empresa va pasando sucesivamente en el proceso de selección. Pasemos a revisarlo más en detalle.

1. Identificación y análisis de la necesidad en el proceso de contratación

Antes de empezar a buscar un empleado para un nuevo puesto, es importante responder a la pregunta “¿Por qué vamos a iniciar un proceso de selección?”.

Es con ello que el jefe de cada departamento de selección de personal debe comenzar el paso hacia las etapas de cierre de una vacante. La ampliación del personal nunca puede ser irrazonable o sin fundamentos. El crecimiento numérico de empleados no debe darse sólo por un crecimiento extensivo de la empresa, sino que debe servir para cumplir con las necesidades de la misma.

Si en esta etapa de desarrollo la empresa no puede permitirse contratar a un nuevo empleado o el efecto que debería tener en el equipo es dudoso y no cumple con los objetivos tácticos establecidos, es mejor olvidarse de la contratación. De lo contrario, debe continuar con el siguiente paso.

2. Determinación del perfil del candidato

Es difícil imaginar el proceso de reclutamiento sin crear un perfil exhaustivo del candidato. De hecho, antes de declarar una búsqueda, es necesario decidir a quién estamos buscando. Puede ser importante para la dirección de la empresa que:

• el empleado sea versátil y realice varias funciones a la vez o tenga mucha experiencia en un sector limitado;
• sea profesional o viceversa, recién inicie su carrera en la profesión;
• tenga un currículum perfecto o excelentes referencias;
• hable varios idiomas a un nivel suficiente para la comunicación oral, o pueda presumir su nivel avanzado de inglés.

Por supuesto, el especialista debe, a su vez, también estar interesado en algo. Su motivación también forma parte de su perfil. Recuerde que los beneficios de trabajar con usted deben ante todo ser veraces. Podría ser:

• trabajar en una empresa reconocida y estable en el mercado;
• trabajar en empresas de rápido crecimiento;
• trabajar en un equipo de especialistas calificados;
• oportunidades profesionales;
• paquete de compensación competitivo, etc.

Si no sabemos a quién estamos buscando, será difícil encontrar a esa persona. Sólo después de pensar en el perfil del candidato adecuado, puede pasar directamente al siguiente paso: etapa de selección.

3. Reclutamiento de personal antes del proceso de selección y contratación

A la hora de emprender el proceso de selección, los reclutadores de la compañía tienen dos grandes alternativas para encontrar al mejor talento. Por un lado, pueden optar por la denominada contratación pasiva, que básicamente consiste en que la propia empresa contacte con los perfiles profesionales disponibles públicamente que más les interesan.

Durante el reclutamiento activo, la empresa publica una vacante y los solicitantes de empleo se postulan por su cuenta.

Tradicionalmente se cree que el proceso de encontrar y comparar candidatos durante el reclutamiento pasivo es más fácil. El mejor resultado suele obtenerse combinando los dos métodos, aunque lleva mucho más tiempo.

7. Decidir sobre la etapa final del proceso de selecció

Los profesionales encargados de evaluar las solicitudes y realizar las entrevistas adecuadas obtienen una idea muy aproximada de lo que cada solicitante tiene para ofrecer. No obstante, para que la decisión final sea lo más objetiva posible, es recomendable elaborar una serie de informes sobre el procedimiento de selección de personal, indicando los puntos fuertes y débiles de cada candidato.

Gracias a estos informes se toma la decisión final sobre la selección de talento humano.

¿Cómo gestionar eficazmente el proceso de reclutamiento?

Es imposible no reconocer que la automatización ha influido durante mucho tiempo y con éxito en el mercado laboral. Representantes de alrededor del 72% de las empresas admiten que en los próximos 10 años, la mayoría de los procesos de selección y reclutamiento estarán automatizados. Gracias a ello, el coste material de la contratación se reducirá hasta un 17%, y el tiempo invertido de los reclutadores un 26%.

Gracias a los sistemas automatizados (en particular, ATS de HURMA), hoy es posible automatizar:

• multi publicación de vacantes por la integración con portales de empleo;
• recopilación de datos primarios en redes sociales, organización de abastecimiento y reclutamiento social;
• buscar candidatos en la base de datos, y como resultado, agilizar el procesamiento de curriculums;
• acciones masivas, incluido el marketing completo por correo electrónico, y mucho más.

Por ejemplo, un reclutador puede consultar las estadísticas sobre las vacantes, así como ver de qué canal de búsqueda proviene el candidato.

La sección “Embudo de contratación” contiene información sobre el número de candidatos en cada etapa del reclutamiento. Gracias a esto, un reclutador o gerente de RRHH puede analizar cuántos especialistas llegan a tal o cual etapa y sacar conclusiones.

Todos los candidatos se muestran en un práctico tablero Kanban. Después de ingresar al sistema, el candidato recibe el estado "Nuevo", y el reclutador puede cambiar su estado, de acuerdo con la etapa de contratación.

Usando el tablero Kanban, un reclutador puede guiar a un candidato a través de todas las etapas del embudo, desde el inicio hasta la aceptación de la oferta.

El módulo de análisis de reclutamiento implementado y el enfoque basado en datos ayudarán al departamento de recursos humanos a tomar decisiones. En particular, gracias a esto es posible determinar:

• skills gap — una brecha en aquellas habilidades que son críticas para una empresa en particular;
• análisis de la necesidad en concretas funciones, roles, especialistas - ¿necesita la empresa específicamente esta vacante?;
• la efectividad de la búsqueda de personal en varios canales: dónde encontraron al mejor, cómo encontrar aún más de los mismos profesionales;
• análisis de oferta y demanda en el mercado por categoría de candidatos.

Un punto importante que se ha convertido casi en una tendencia separada: toda esta recopilación de datos requiere una protección legal seria de los datos personales. El sistema HURMA garantiza una solución también a este problema.

Por cierto, la abreviatura CRM tiene también otro significado: Candidate relationship management (CRM). Esto es todo un sistema de construcción de relaciones con los candidatos actuales y futuros. Este sistema puede incluir el conocimiento con las políticas y valores de la empresa, mantener a los empleados conectados y comprometidos.

All-in-one en el sistema HURMA ayudará a resolver estos problemas, lo que significa, la probabilidad de que un nuevo profesional en su equipo crezca en muchas oportunidades a lo largo de mucho tiempo.